Кадровый аудит это оценка состояния кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов Компании, содержащих нормы трудового права и регламентирующих работу с персоналом, выявление нарушений в комплектности, оформлении, хранении и систематизации кадровой документации и подготовка рекомендаций по дальнейшей работе кадровой службы Компани

Главная цель кадрового аудита - проверить, оценить и выявить нарушения в ведении документации отделом кадров.

Задачи проведения кадрового аудита:

1. Подготовка работодателя к прохождению проверки Государственной инспекции труда;

2. Выявление потенциальных рисков и определение областей для дальнейшей работы и совершенствования;

3. Защита работодателя в случае возникновения спора.

1.При подготовке к проверке ГИТ (Государственной инспекции труда)

2.При смене ответственных лиц (руководителя организации, руководителя кадровой службы, главного бухгалтера или финансового директора (при одновременном аудите заработной платы)

3.При продаже или реорганизации бизнеса

4.При наличии трудовых споров с работниками в суде

Готовясь к проверке инспекцией труда, Компания первым делом обращает внимание на документы: все ли в наличии, правильно ли оформлены, есть ли на них необходимые подписи и пр. Довольно часто оказывается, что кадровая документация находится в запущенном состоянии. Часто руководители не придают значения оформлению приказов, должностных инструкций и некоторых локальных нормативных актов. А зря, ведь они используются не только кадровиками, но и иными службами компании, например, бухгалтерией - для расчета и выплаты заработной платы и иных выплат, юридическим отделом - для обоснования своей позиции в суде по трудовому или налоговому спору. Кадровая документация всегда должна быть в порядке.

Чтобы не пришлось в экстренном порядке исправлять недочеты, целесообразно провести аудит кадровой документации.

Данная процедура помогает поддерживать документацию отдела кадров в надлежащем состоянии и позволяет исправлять выявленные ошибки и нарушения в текущем режиме.

Кроме наличия документов и правильности их оформления необходимо проверить систему учета документов: их регистрацию, систематизацию и учет. Для этого нужно обратить внимание на различные книги и журналы учета и регистрации, например, журнал учета трудовых договоров, приказов по личному составу или журнал выдачи справок, командировочных удостоверений и пр.

Если в компании введена система электронного документооборота, проверить нужно и его. Как известно, сейчас на рынке множество программных продуктов для ведения кадрового делопроизводства, но не все формы документов, которые содержатся в них, актуальны. Поэтому, проверяя программу, обратите внимание на частоту обновлений (вдруг информация уже неактуальна), формы приказов (все ли они имеются и все ли реквизиты в них содержатся).

В заключение отметим, что небрежное отношение к организации кадрового документооборота чревато негативными последствиями для организации: проверки контролирующими органами могут привести не только к штрафам, но и к приостановлению деятельности организации, а также к дисквалификации руководителя.

Напомним, что на основании ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа:

- на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей в размере от 1000 до 5000 руб.;

- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.

Вместо штрафа к индивидуальным предпринимателям или работодателям - юридическим лицам может быть применено административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Если должностное лицо вновь совершит аналогичное нарушение трудового законодательства, возможна дисквалификация на срок от года до трех лет.

Однако возможен и более весомый штраф - до 100 000 руб., если при проверке контролеры выяснят, что в нарушение требований законодательства не проводится проверка на наличие дисквалификации при приеме работников на руководящие должности (ст. ст. 14.23, 32.11 КоАП РФ).