План семинара:

1. Персональные данные сотрудников - новый предмет проверок.
2. Документы, которые проверят трудовые инспекторы.
3. Проверки по сотрудникам, которые раньше работали госслужащими.
4. Как оповещают о трудовых проверках.

Семинар посвещаеться двум видам проверок - трудовым и тем, что проводит Роскомнадзор на предмет защиты персональных данных сотрудников. К приходу ревизоров, который, кстати, может быть и без предупреждения, компании надо подготовить немало бумаг. Я расскажу, какие документы устроят инспекторов и не приведут к штрафам.

Персональные данные сотрудников - новый предмет проверок

Я не могу назвать проверки о защите персональных данных простыми для компаний. Эти ревизии проводит Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. Этому ведомству, которое сокращенно принято называть Роскомнадзором, во время ревизии компания должна будет продемонстрировать, что она соблюдает Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». Полномочия Роскомнадзора описаны в постановлении Правительства РФ от 6 июня 2007 г. № 354. Много полезной информации можно получить на сайте Роскомнадзора www.rsoc.ru. В разделе «Планирование, отчеты о деятельности» размещен план проверок. Кроме того, сайт поможет найти информацию о региональном подразделении ведомства, которое, собственно, и проводит ревизии. Адреса сайтов и телефоны находятся в разделе «Территориальные управления».

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА: - А что считается персональными данными сотрудников?

- Понятие персональных данных есть в статье 85 Трудового кодекса. Там под такими сведениями понимается информация, необходимая компании в связи с трудовыми отношениями с работниками. Но ревизоры Роскомнадзора будут ориентироваться на закон № 152-ФЗ. В статье 3 этого нормативного акта есть определение. Даже фамилия, имя и отчество - уже персональные данные сотрудника. Также к такой информации закон относит дату рождения, адрес, семейное положение, образование, доходы работника.

Главное, что проверит Роскомнадзор, брала ли компания у будущих сотрудников согласие на обработку их персональных данных. Такое разрешение работодатель должен получить у бу­дущего сотрудника еще на собеседовании и зафиксировать его письменно. Это можно сделать с помощью заявления с разре­шением на обработку персональных данных. Форму заявления лучше подготовить с уточнением всех возможных вариантов работы с такими сведениями. К примеру, сотрудник должен согласиться на то, что компания берет копии его паспорта и других документов, указывает контактную информацию на визитных карточках, хранит сведения о нем после увольнения.

Положение о защите персональных данных - это локальный нормативный акт, который будет основополагающим для ревизоров из Роскомнадзора. В этом документе прописываются должности сотрудников, которые могут работать с персональными данными, и какие носители существуют для такой информации. Бумажные носители - это трудовая книжка, различные журналы учета, личные карточки, приказы, листки нетрудоспособности. Правила работы с персональными данными на бумажных носителях описаны в постановлении Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687. Электронные носители - автоматизированная программа, установленная в компании. Инспекторы могут проверить, как функционирует такая программа. Их придется пустить за компьютеры сотрудников, которые в ней работают.

Сотрудники, которые имеют доступ к персональным данным, должны утверждаться соответствующим приказом. Обычно это все сотрудники бухгалтерии, кадровой службы, се­кретариат и руководители подразделений.

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА: - Какая ответственность грозит компании, если Роскомнадзор найдет нарушения?

- По итогам такой проверки может быть применено три вида ответственности: административная, гражданская и уголовная.

Так сказано в статье 24 закона № 152-ФЗ. Административный штраф для компаний - от 5 до 10 тыс. руб. по статье 13.11 КоАП РФ. В Уголовном кодексе есть статья 137 «Нарушение неприкос­новенности частной жизни». Наказание по этой статье -до че­тырех лет лишения свободы. Также с компании по ГК РФ могут взыскать моральный или имущественный вред.

Документы, которые проверят трудовые инспекторы

Переходя к трудовым проверкам, акцентирую внимание на документах, которые обязательно попросят инспекторы. По своему опыту могу сказать, что для ревизоров крайне важно, как компа­ния оформляет трудовые отношения с работниками. Если в бума­гах все в порядке, вероятнее всего, проверка пройдет без штрафов.

Конечно, инспектировать будут трудовые договоры. Сразу скажу, что лучше их прошить. Так инспекторам больше нравится. Еще лучше поставить подписи сторон на каждом из листов соглашения.

Своим вниманием инспекторы не обойдут и правила внутреннего трудового распорядка. Не считается ошибкой назвать такой локальный нормативный акт кодексом корпоративной этики или корпоративным распорядком, к примеру. В этом документе обязательно надо описать процедуру приема и увольнения работников, оценки персонала. Такое требование содержит­ся в статье 189 Трудового кодекса.

Инспекторы могут попросить доказательства того, что компа­ния знакомила сотрудников с правилами внутреннего трудового распорядка еще до приема на работу. Советую брать у сотрудни­ков письменное подтверждение, что правила им показывали.

Всегда проверяют штатное расписание. По «штатке» должен быть и приказ на утверждение. Ставить печать на штатном расписании не надо. Унифицированная форма № Т-3 такого не предусматривает.

Ревизоры будут сверять названия должностей в трех до­кументах: трудовых договорах, штатном расписании и трудовых книжках.

К графику отпусков тоже обычно у инспекторов немало во­просов. Этот локальный нормативный акт хранится один год. При уничтожении документа надо обязательно составить акт. Их нередко смотрят инспекторы.

Ненормированный график сотрудников - излюбленная тема для придирок инспекторов. Поэтому компании обязательно надо подготовить подробный документ, который бы регулиро­вал такой график работы. Часто инспекторы проверяют, предо­ставляет ли компания сотрудникам с ненормированным рабочим днем как минимум три дополнительных дня к отпуску, как того требует статья 119 Трудового кодекса.

Лучше, если в компании есть документ, который описывает, как проходят собеседования и какие требования предъявляются к кандидатам. Инспекторы спросят, по каким принципам ком­пания набирает персонал. Бывает, что ревизоры смотрят на ан­кеты, которые соискатели заполняют на интервью при приеме. Это нужно инспекторам для того, чтобы убедиться в том, что компания не занижает уровень зарплат. Если они в чем-то засомневаются, могут передать сведения в налоговую инспекцию или внебюджетные фонды.

Охрана труда - вопрос, который обязательно исследуют ревизоры. Обычно тут находят ошибки у всех работодателей. Особое внимание компаниям лучше уделять аттестации рабочих мест. Ни одна проверка охраны труда не обойдется без просьбы представить документы о проведенной аттестации.

У руководителя компании и его заместителей проверят удо­стоверения на знания по охране труда. Обязанность получать такие удостоверения не зависит от количества работников в компании.

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА: - Обязательно ли иметь в штате специалиста, который будет следить за охраной труда?

- Да, если в компании работает больше 50 человек. Это пропи­сано в статье 217 Трудового кодекса. Если в компании не будет штатного специалиста по охране труда, то его функции выполня­ет генеральный директор.

Штрафы за нарушения охраны труда выносятся по статье 5.27 КоАП РФ. В общем, как и по другим найденным при трудовой проверке ошибкам. Компании могут быть оштрафованы на сумму от 30 до 50 тыс. руб., должностные лица- от 1 до 5 тыс. Штраф выносится за все нарушения сразу, в совокупности.

Проверки по сотрудникам, которые раньше работали госслужащими

С 10 января 2009 года у компаний, которые трудоустраивают бывших государственных или муниципальных служащих, есть обязанность уведомлять об этом их прошлых работодателей. В Трудовом кодексе появилась статья 64.1, по которой компания должна отправить уведомление в течение 10 дней.

Замечу, что пока трудовые инспекторы не имеют права оштрафовать компанию, которая этого не сделала. Пока Правительство РФ не утвердило постановление, в котором бы было прописано, по каким именно должностям госслужащих надо подавать уведомления. Минздравсоцразвития в письме от 24 апреля 2009 г. № 3854-17 подтверждает, что работодатели не несут ответственности до принятия Правительством РФ соот­ветствующих нормативных актов.

Но как только такие документы выйдут, штрафы будут значительные. Статья 19.29 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает штрафы на сумму от 100 до 500 тыс. руб.

Формы уведомлений уже утверждены. Их можно найти в по­становлении Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. № 700.

Как оповещают о трудовых проверках

Компании узнают о том, что к ним приходит плановая трудовая проверка, за три дня (как узнать о том, что они запланированы, см. № 10,2010, стр. 50. - Примеч. ред.). Предупреждать о запланированных ревизиях трудовых инспекторов обязывает статья 9 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Но кроме плановых, бывают еще и внеплановые проверки. Обычно они начинаются из-за жалоб сотрудников. Не предусмотрены в плане и проверки, которые проходят для того, чтобы определить, выполнила ли компания требования предписания. Его могли выдать при прошлой проверке, когда нашли наруше­ния трудового законодательства. Такая внеплановая ревизия не всегда начинается в офисе компании. Из инспекции могут по­звонить или прислать письмо с просьбой привезти документы, которые покажут, что компания исправила ошибки.

По общему правилу о внеплановой проверке сотрудники трудовой инспекции должны предупредить компанию, в которой намечена ревизия, за 24 часа до ее начала. Этого требует статья 10 закона № 294-ФЗ. Но если инспекторы посчитают, что компания может нанести вред сотрудникам или потребителям, то оповещение может не прийти вовсе. Поэтому даже если инспекторы пришли без предупреждения, им лучше не препят­ствовать. Никаких положительных последствий от таких действий для исхода проверки нет. Причем даже если еще никого из руководства нет на месте, это не повод не пустить инспекторов.

Семинар для бухгалтера,
Ноябрь 2010